สำหรับผู้ประกอบการและผู้บริหาร การตัดสินใจลงทุนทุกครั้งต้องตั้งอยู่บนพื้นฐานของความคุ้มค่า และหนึ่งในการตัดสินใจที่สำคัญซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพการดำเนินงานโดยตรงคือการเลือกใช้ บริการรับทำเงินเดือน (Payroll Outsourcing Service) แต่คำถามสำคัญที่มักเกิดขึ้นเป็นอันดับแรกคือ “ค่าบริการคิดราคาเท่าไหร่?”
การเข้าใจเรื่องราคา ไม่ใช่เพียงเพื่อการเปรียบเทียบหา “ตัวเลขที่ถูกที่สุด” แต่คือการทำความเข้าใจ “โครงสร้าง” ที่มาของราคานั้นๆ เพื่อให้คุณสามารถประเมินความคุ้มค่าที่แท้จริงและเลือกพันธมิตรที่เหมาะสมกับกลยุทธ์ขององค์กรได้มากที่สุด บทความนี้คือคู่มือฉบับสมบูรณ์ที่จะเจาะลึกทุกแง่มุมของวิธีการคิดค่าบริการรับทำเงินเดือน เพื่อให้คุณในฐานะผู้นำองค์กร สามารถตัดสินใจได้อย่างมั่นใจและคุ้มค่ากับการลงทุนที่สุด
โมเดลการคิดราคาหลักของผู้ให้บริการ (Common Pricing Models)
โดยทั่วไป ผู้ให้บริการรับทำเงินเดือนในตลาดจะใช้โมเดลการคิดราคาอยู่ 3 รูปแบบหลัก ซึ่งแต่ละแบบก็มีข้อดีและเหมาะกับธุรกิจที่แตกต่างกัน
1. คิดตามจำนวนพนักงานต่อเดือน (Per Employee, Per Month – PEPM)
เป็นโมเดลที่โปร่งใสและได้รับความนิยมมากที่สุด โดยจะคิดค่าบริการเป็นรายหัวของพนักงานในแต่ละเดือนตามจริง เช่น หากอัตราอยู่ที่ 200 บาท/คน และในเดือนนั้นคุณมีพนักงาน 30 คน ค่าบริการจะเท่ากับ 6,000 บาท โมเดลนี้มีความยืดหยุ่นสูง เหมาะสำหรับธุรกิจทุกขนาด โดยเฉพาะธุรกิจที่กำลังเติบโตหรือมีจำนวนพนักงานไม่คงที่
2. คิดแบบเหมาจ่ายเป็นแพ็กเกจ (Flat-Rate / Package)
ผู้ให้บริการจะเสนอราคาแบบเหมาจ่ายรายเดือนหรือรายปี โดยกำหนดขอบเขตบริการและช่วงจำนวนพนักงานที่ชัดเจน (เช่น แพ็กเกจสำหรับ 1-15 คน, 16-30 คน) โมเดลนี้เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก (SME) ที่มีจำนวนพนักงานค่อนข้างคงที่และต้องการควบคุมงบประมาณให้แน่นอนในแต่ละเดือน เพื่อการวางแผนการเงินที่ง่ายขึ้น
3. คิดแบบผสม (Hybrid: Base Fee + PEPM)
เป็นโมเดลที่ผสมผสานระหว่างสองแบบแรก โดยมีการเก็บค่าบริการพื้นฐาน (Base Fee) เพื่อครอบคลุมต้นทุนการดูแลระบบและทีมงาน จากนั้นจะบวกเพิ่มด้วยค่าบริการรายหัวในอัตราที่ถูกลง โมเดลนี้มักใช้กับบริการที่ครบวงจรซึ่งต้องการการดูแลเป็นพิเศษ เหมาะสำหรับองค์กรขนาดกลางที่ต้องการบริการที่ครอบคลุมแต่ยังคงต้องการความยืดหยุ่น
5 ปัจจัยหลักที่ส่งผลต่อราคาค่าบริการ (Key Factors Influencing Price)
ราคาที่คุณได้รับในใบเสนอราคาจะผันแปรไปตาม 5 ปัจจัยสำคัญเหล่านี้ ซึ่งสะท้อนถึงปริมาณงานและความซับซ้อนโดยตรง
1. จำนวนพนักงาน (Number of Employees)
ปัจจัยที่ส่งผลกระทบมากที่สุด ยิ่งพนักงานเยอะ ปริมาณงานในการคำนวณและตรวจสอบก็ยิ่งสูงขึ้น อย่างไรก็ตาม ผู้ให้บริการส่วนใหญ่มักมี “ส่วนลดตามปริมาณ” (Volume Discount) ทำให้อัตราค่าบริการต่อหัวสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ถูกกว่าบริษัทขนาดเล็ก
2. ความซับซ้อนของโครงสร้างค่าตอบแทน (Complexity of Compensation)
องค์กรที่มีเพียงพนักงานเงินเดือนประจำ (Salaried Employees) จะมีค่าบริการที่ต่ำกว่าองค์กรที่มีโครงสร้างซับซ้อน เช่น มีการคำนวณค่าล่วงเวลา (OT) ที่มีหลายอัตรา, ค่าคอมมิชชันของฝ่ายขาย, เบี้ยขยัน, โบนัสตามผลงาน (Performance Bonus) หรือการจ่ายเงินสำหรับพนักงานรายวัน ซึ่งต้องการการตั้งค่าและตรวจสอบที่ละเอียดกว่า
3. ขอบเขตของบริการ (Scope of Services)
นี่คือหัวใจที่สร้างความแตกต่างด้านราคาอย่างมหาศาล ยิ่งขอบเขตบริการครอบคลุมมากเท่าไหร่ ราคาก็จะยิ่งสูงขึ้นตามไปด้วย โดยทั่วไปแบ่งได้เป็น:
- บริการขั้นพื้นฐาน (Basic Payroll): การคำนวณเงินเดือน, รายการหักต่างๆ และการจัดทำสลิปเงินเดือน
- บริการด้านการปฏิบัติตามกฎหมาย (Payroll & Compliance): รวมบริการขั้นพื้นฐาน และเพิ่มการจัดทำและนำส่งเอกสารภาครัฐที่จำเป็น เช่น ภ.ง.ด.1 (ภาษี) และ สปส. 1-10 (ประกันสังคม)
- บริการครบวงจร (Full Service): รวมทุกอย่างข้างต้น และเพิ่มการบริหารจัดการกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ, การจัดทำรายงานภาษีสิ้นปี (ภ.ง.ด.1ก, 50 ทวิ), และการให้คำปรึกษาเบื้องต้น
4. ความถี่ในการจ่ายเงิน (Payment Frequency)
รอบการจ่ายเงินที่ถี่ขึ้นหมายถึงปริมาณงานที่เพิ่มขึ้น การจ่ายเงินเดือนแบบราย 15 วัน หรือรายสัปดาห์ จะมีค่าบริการสูงกว่าการจ่ายแบบรายเดือนซึ่งเป็นมาตรฐานในประเทศไทย เนื่องจากผู้ให้บริการต้องดำเนินกระบวนการทั้งหมดซ้ำสองครั้งในหนึ่งเดือน
5. บริการเสริมอื่นๆ (Add-on Services)
บริการพิเศษต่างๆ ที่นอกเหนือจากแพ็กเกจมาตรฐานมักมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เช่น การเชื่อมต่อระบบกับซอฟต์แวร์บัญชีหรือระบบลงเวลาทำงาน, การมีพอร์ทัลให้พนักงานใช้งานออนไลน์ (Employee Self-Service), และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง การจัดการเงินเดือนของพนักงานต่างชาติ (Expat Payroll) ซึ่งมีกฎเกณฑ์ทางภาษีที่ซับซ้อนมาก
ประมาณการเรทราคาตลาดปี 2568 (Estimated Market Rates for 2025)
ข้อควรจำ: ราคานี้เป็นเพียงการประมาณการจากข้อมูลในตลาดเท่านั้น และอาจแตกต่างกันไปตาม 5 ปัจจัยที่กล่าวมาข้างต้น การขอใบเสนอราคาโดยตรงคือวิธีที่ดีที่สุด
กลุ่มธุรกิจขนาดเล็ก (SME: 1-20 คน)
- สำหรับบริการที่ครอบคลุมการยื่นภาษีและประกันสังคม (Payroll & Compliance) อัตราค่าบริการมักอยู่ในช่วง 150 – 350 บาท/คน/เดือน หรืออาจเป็นแพ็กเกจเหมาจ่ายเริ่มต้นที่ 2,000 – 5,000 บาท/เดือน
กลุ่มธุรกิจขนาดกลาง (21-100 คน)
- อัตราค่าบริการต่อหัวจะลดลงตามจำนวนพนักงาน อาจอยู่ในช่วง 120 – 250 บาท/คน/เดือน โดยค่าบริการรวมอาจเริ่มตั้งแต่ 6,000 บาท และสูงถึง 20,000+ บาท/เดือน หากเป็นบริการที่ครบวงจรและมีความซับซ้อน
กลุ่มธุรกิจขนาดใหญ่ (100+ คน)
- โดยทั่วไปจะเป็นการ เสนอราคาแบบกำหนดเอง (Customized Quote) ทั้งหมด ซึ่งอัตราต่อหัวอาจต่ำกว่า 120 บาท แต่จะขึ้นอยู่กับขอบเขตบริการ, ความซับซ้อน, และระดับการสนับสนุนที่ต้องการเป็นสำคัญ
บทสรุป: เลือกอย่างไรให้ได้ ‘ความคุ้มค่า’ ไม่ใช่แค่ ‘ราคาถูก’
การเลือกใช้บริการรับทำเงินเดือนไม่ใช่การมองหาผู้ให้บริการที่เสนอราคาต่ำที่สุด แต่คือการค้นหา “พันธมิตร” ที่สามารถมอบ “ความคุ้มค่า” สูงสุดให้กับองค์กรของคุณได้ ราคาที่ถูกกว่าเล็กน้อยอาจไม่คุ้มค่าเลยหากต้องแลกมากับความเสี่ยงด้านข้อผิดพลาดทางกฎหมายหรือการบริการที่ล่าช้า
ก่อนตัดสินใจ ควรประเมินความต้องการของบริษัทให้ชัดเจนว่าต้องการขอบเขตบริการที่ครอบคลุมแค่ไหน จากนั้นจึงนำใบเสนอราคาจากผู้ให้บริการอย่างน้อย 2-3 แห่งมาเปรียบเทียบในรายละเอียด ไม่ใช่แค่ตัวเลขสุดท้าย เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังลงทุนในบริการที่จะช่วยลดความเสี่ยง, เพิ่มประสิทธิภาพ, และปลดปล่อยให้องค์กรของคุณได้มุ่งเน้นกับการเติบโตได้อย่างแท้จริง
หากคุณพร้อมที่จะยกระดับการบริหารจัดการเงินเดือนให้เป็นระบบและลดความเสี่ยงทางธุรกิจ การติดต่อผู้เชี่ยวชาญเพื่อขอใบเสนอราคาที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจของคุณโดยเฉพาะ คือก้าวแรกที่สำคัญที่สุด
