สลิปเงินเดือน หมายถึงอะไร ?
รู้หรือไม่ ? ว่าในเอกสารที่ได้รับจาก HR ในทุกเดือนนั้น ดูเหมือนเป็นแค่เอกสารธรรมดานั้น ภายในระบุรายละเอียดต่างๆ ไว้มากมาย
ที่หลายคนอาจยังไม่เคยรู้ หรือเคยได้เห็นกันมาแล้ว แต่ไม่ได้สนใจอะไรมากนัก
ในบทความนี้จะแนะนำรายละเอียดเอกสารสลิปเงินเดือนที่เหล่าพนักงานออฟฟิศนั้น ได้รับเป็นประจำในทุกๆเดือนของการทำงาน อย่างชัดเจน
สลิปเงินเดือน หรือ Payslip คือ เอกสารที่บริษัทออกให้เพื่อแสดงรายได้สุทธิที่พนักงานแต่ละคนได้รับในแต่ละเดือน ที่ฝ่ายบุคคลของบริษัทจะส่งให้กับพนักงานเป็นประจำในช่วงสิ้นเดือน เป็นการแจ้งยอดเงินเดือนของพนักงาน รวมถึงรายได้อื่น ๆ ตัวอย่างเช่น การทำงานล่วงเวลา หรือค่าคอมมิชชั่น ฯลฯ ให้ได้รับทราบ
- เอกสารสลิปเงินเดือนจะถูกปิดผนึกไว้เป็นอย่างดี เพื่อปกปิดข้อมูลรายรับของพนักงาน
หนังสือรับรองเงินเดือน หรือใบรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) คือเอกสารที่เป็นหลักฐานยืนยันว่าพนักงานคนนั้นทำงานที่องค์กรไหน ตำแหน่งอะไร รายได้เท่าไหร่ วันที่เริ่มงาน มีอายุงานกี่ปี แต่จะไม่ได้แสดงรายรับและรายการหักโดยละเอียดเหมือนกับสลิปเงินเดือน
เนื้อหาที่น่าสนใจ
- ความแตกต่าง ประเภทของสลิปเงินเดือน
- สิ่งสำคัญที่ต้องระบุในสลิปเงินเดือน ?
- สลิปเงินเดือน มีประโยชน์อย่างไร ?
- สรุป
ทำไม ? เทคโนโลยีใหม่ๆ ถึงตอบโจทย์เหล่าบรรดา HR ยุคใหม่
ปัจจุบันเริ่มมีเทคโนโลยีที่ช่วยลดเวลา ลดขั้นตอนการทำงานของ HR ได้มากยิ่งขึ้น
นั่นก็คือ โปรแกรมทำเงินเดือน ที่ตอบโจทย์ได้อย่างครอบคลุม ใช้งานง่ายทุกขั้นตอน สามารถยืดหยุ่นการใช้งานได้เป็นอย่างดี
กำหนดวิธีการจ่ายเงินเดือน การออกสลิปเงินเดือน ทั้งรูปแบบแบบคาร์บอน และรูปแบบออนไลน์ ผ่านแอปพลิเคชัน
การคิดภาษีได้หลากหลายรูปแบบ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการคำนวณได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ
สามารถคำนวณรายได้-ค่าใช้จ่ายและภาษี ได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง อีกทั้งยังมีระบบรักษาความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล และป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลได้อีกด้วย
ก่อนอื่นเลยเมื่อเราเริ่มเข้าใจในด้านของเทคโนโลยี โปรแกรมทำเงินเดือน
การยื่นภาษีออนไลน์ การออกใบสลิปเงินเดือนของพนักงาน ครบจบในโปรแกรมเดียว
สลิปเงินเดือน มีกี่ประเภท แตกต่างอย่างไร
สลิปเงินเดือน จะมีหลัก ๆ 2 รูปแบบ คือ
- สลิปเงินเดือน ที่พรินต์ จากกระดาษคาร์บอน ซึ่งจะมีความน่าเชื่อถือสูงกว่า
- แตกต่างกับ Salary Slip สลิปเงินเดือน ที่เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือ (E-Slip)
อีกทั้งคุณยังสามารถพิมพ์ออกมาเก็บไว้เป็นเอกสารสำคัญได้ แต่ความน่าเชื่อถือจะน้อยกว่าสลิปเงินเดือนในรูปแบบกระดาษคาร์บอน
“หากบริษัทใด ที่คุณร่วมงานอยู่นั้น ไม่เคยออกสลิปเงินเดือนกับคุณเลย คุณสามารถแจ้ง HR เพื่อขอเอกสารสำคัญนั้นได้เลยนะ”
ในเอกสารสลิปเงินเดือน ต้องระบุสิ่งใด ให้พนักงานทราบบ้าง ?
ชื่อเอกสาร ที่ระบุว่าเป็นสลิปเงินเดือน (Pay slip)
ส่วนแรกจะประกอบด้วย
- ข้อมูลบริษัท ชื่อบริษัท
- ข้อมูลพนักงาน รหัสพนักงาน, ชื่อพนักงาน, ตำแหน่ง, แผนก
- รอบ หรือระยะเวลาของการชำระเงิน **ตัวอย่างเช่น รอบเดือนธันวาคม 2564 หรือระบุเป็นช่วงระยะเวลาที่จ่ายเงินก็ได้ เช่น สำหรับวันที่ 1-30 ธันวาคม 2564 เป็นต้น
- วัน/เดือน/ปี ที่ทำการจ่ายเงินเดือน
ส่วนที่ 2 ระบุที่มาของแหล่งรายได้ทั้งหมดของพนักงานบุคคลนั้น ๆ
ได้แก่
- เงินเดือน
- ค่าคอมมิชชั่น
- ค่าตำแหน่ง
- โบนัส
- ค่าทำงานล่วงเวลา หรือโอที
- รายได้พิเศษ เพิ่มเติมอื่นๆ
- ค่าครองชีพ หรือรายได้ประเภทอื่นๆ ที่พนักงานได้รับจากบริษัท
ส่วนที่ 3 ค่าใช้จ่ายรายการอื่นๆ ที่ถูกหัก
ได้แก่
- เงินสมทบกองทุนประกันสังคม
- ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย
- เงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือรายการหักอื่นๆ ที่บริษัทหักจากเงินของพนักงานออกไป
ส่วนเพิ่มเติม ระบุข้อมูลสรุปรายได้สุทธิ
ได้แก่ ยอดรายได้หลังรายการหักทั้งหมด เพื่อแสดงรายได้สุทธิที่พนักงานได้รับจริงในงวดการจ่ายนั้นๆ
ใครบ้าง ? ที่จะได้รับสลิปเงินเดือน
นายจ้างต้องให้สลิปเงินเดือนแก่พนักงาน และลูกจ้างตามกฎหมายกำหนด
- พนักงานออฟฟิศ
- งานประเภทบริการ ที่ประกอบธุรกิจโดยบริษัท
- อาชีพวิศวกร สถาปนิก แพทย์ พยาบาล
- พนักงานขนส่งสินค้า
- พนักงานรักษาความปลอดภัย ฯลฯ
ดังนั้นผู้ที่ประกอบอาชีพอิสระ จะไม่ได้รับสลิปเงินเดือน เพราะผู้ที่ประกอบอาชีพประเภทนี้ จะสามารถจัดระเบียบการจ่ายภาษี และการหักค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ด้วยตนเอง
เว้นแต่จะได้รับการจ้างงานจากหน่วยงาน หรือบริษัทอื่นๆ เพื่อทำงานให้กับองค์กรนั้น
ซึ่งในกรณีนี้ผู้ประกอบอาชีพจะกลายเป็นพนักงาน ในหน่วยงาน หรือบริษัทนั้นๆ และมีความจำเป็นต้องให้สลิปเงินเดือนกับพนักงานด้วย
ประเภทงานอื่นๆ ที่ไม่ได้รับสลิปเงินเดือน ได้แก่
- ผู้ประกอบอาชีพอิสระ
- งานฟรีแลนซ์ต่างๆ เช่น นักร้อง นักดนตรี งานออกแบบกราฟิก
- พ่อค้า แม่ค้า หน้าร้าน หรือร้านค้าออนไลน์
สลิปเงินเดือน สามารถนำจ่ายได้หลากหลาย เช่น :
- ให้เป็นเอกสารกระดาษคาร์บอน
- ส่งเป็นไฟล์แนบอีเมลในระบบออนไลน์
- ส่งผ่านระบบทำเงินเดือนออนไลน์ (E-slip)
สลิปเงินเดือน สามารถเรียกได้ว่า ‘สลิปค่าจ้าง’ และ ‘ใบแจ้งยอดการจ่ายเงินตามรายการ’
สลิปเงินเดือน มีประโยชน์อย่างไร ?
สิ่งสำคัญของคนทำงานส่วนใหญ่ มักจะใช้ สลิปเงินเดือน เพื่อประโยชน์ใน 3 กรณีดังต่อไปนี้
- ใช้เป็นหลักฐานประกอบการทำธุรกรรมกับธนาคาร และสถาบันทางการเงินต่างๆ เช่น การขอสินเชื่อส่วนบุคคล หรือสินเชื่อบ้าน-รถยนต์ ขอรีไฟแนนซ์ สมัครบัตรเครดิต ฯลฯ
- ใช้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นภาษี และ การยื่นสมทบกองทุนประกันสังคม ตามมาตรา 50 แห่งประมวลรัษฎากร
- ใช้เป็นหลักฐานประกอบการสมัครงานกับบริษัทต่างๆ เพื่อยืนยันรายได้จากการทำงานกับบริษัทก่อนหน้านี้ (ในกรณีที่ฝ่ายบุคคลร้องขอ)
ทำไม ? ต้องใช้บริการทำเงินเดือน และ E-slip
ข้อดีสำหรับองค์กร บริษัทและผู้ประกอบการ
- ลดต้นทุน ประหยัดงบประมาณ
ในยุคก่อนๆ ที่ยังใช้สลิปเงินเดือน ในรูปแบบกระดาษ จะต้องมีการพิมพ์ออกมาแล้วจัดส่งให้พนักงานแต่ละคน ภายในองค์กร
นอกจากนี้ ยังต้องเก็บรักษาข้อมูลเหล่านั้นไว้ในที่ที่มีความปลอดภัยสูง ซึ่งทั้งหมดจะมีค่าใช้จ่ายในทุกเดือน หากบริษัทของคุณใช้บริการทำเงินเดือน e-slip ซึ่งเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ จึงไม่ต้องพิมพ์ออกมาในกระดาษคาร์บอน ช่วยประหยัดงบประมาณค่ากระดาษ ค่าหมึกเครื่องพิมพ์ ค่าเก็บรักษา ค่าจัดส่ง ฯลฯ ต่างๆ มากมาย
- ประหยัดเวลา
ลดเวลาการทำงาน เราต่างก็รู้กันดีอยู่แล้วว่าการทำบัญชี การทำเงินเดือนนั้น ต้องใช้เวลาและพลังงานมหาศาลมากแค่ไหน ในการทำงานที่ต้องใช้ความละเอียด และรอบคอบ เป็นอย่างมาก หรือแค่การทำสลิปเงินเดือน เพียงอย่างเดียว คุณก็อาจต้องเสียเวลาไปกับการพิมพ์ บรรจุใส่ซอง จัดส่ง และการเก็บรักษาเข้าตู้ พร้อมเรียงหมวดหมู่เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา ฯลฯ
- สะดวก ง่าย ไม่ต้องเยอะ เมื่อคุณใช้บริการทำเงินเดือน (E-Slip)
ข้อมูลทุกอย่าง จะถูกเก็บไว้เป็นไฟล์ในระบบ ซึ่งจะส่งตรงเข้าอีเมลพนักงานแต่ละคนในวันจ่ายเงินเดือนโดยอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลา และเพิ่มศักยภาพการทำงานฝ่ายบุคคลไปได้มากพอสมควรเลยดีเดียวล่ะ
- ข้อมูลรักษาความปลอดภัย ไม่รั่วไหล เปิดเผยสู่ภายนอก
หากเอกสารบรรจุข้อมูลลับของพนักงาน ที่ตั้งเรียงอยู่บนโต๊ะฝ่ายบุคคล แล้วมีบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องเดินผ่านไปมาก็มีโอกาสสามารถมองเห็น โดยไม่ตั้งใจ หรืออาจตั้งใจก็ตามการหยิบฉวย หรือเปิดเอกสารลับพนักงานของคุณได้อย่างง่ายดาย
อีกทั้งอาจเกิดเหตุการณ์ผิดพลาดของฝ่ายบุคคล ที่ส่งสลิปเงินเดือน พนักงานให้ผิดคน หรือมีพนักงานทำเอกสารสูญหาย ฯลฯ เรื่องเหล่านี้สามารถเกิดขึ้นได้ทั้งนั้น หรือแม้แต่การเก็บรักษาเอกสารสำคัญ ไว้ในตู้เอกสารก็ไม่ได้ปลอดภัย 100%
เพราะยังเสี่ยงต่อเหตุการณ์ไม่คาดฝันที่อาจเกิดขึ้น เช่น โจรกรรม ไฟไหม้ สัตว์กัดแทะต่างๆ ฯลฯ หากคุณใช้ e-slip ไฟล์ข้อมูลเงินเดือน หรือสลิปเงินเดือน ข้อมูลลับของพนักงาน จะถูกล็อครหัสรักษาความปลอดภัย แล้วนำส่งเข้าอีเมลของพนักงานแต่ละคนโดยตรง
โดยจะสามารถเปิดดูข้อมูลได้ จำเป็นต้องใช้รหัสผ่านเฉพาะบุคคลเท่านั้น หมดปัญหาข้อมูลรั่วไหล (ที่ไม่ได้เกิดจากตัวบุคคล) ได้อย่างแน่นอน
- รักษาสิ่งแวดล้อม
แน่นอนว่าเมื่อไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษจำนวนมาก และหมึกพิมพ์ อีกต่อไป ก็ถือได้ว่าเป็นการลด carboon footprint ในกระบวนการผลิต และลดปริมาณขยะ ที่เกิดขึ้นจากกระดาษจำนวนมากมายมหาศาลที่เกินจำเป็นอีกด้วย ส่งผลให้สะท้อนภาพลักษณ์ที่ดีว่าบริษัทของคุณนั้นมีความใส่ใจในการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม และแสดงความรับผิดชอบต่อสังคม
ข้อดีสำหรับพนักงาน เมื่อใช้สลิปเงินเดือน แบบออนไลน์
- สามารถเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วและง่ายดาย ผ่านอีเมลส่วนบุคคล มีความปลอดภัยและเป็นมีความเป็นส่วนตัวสูง
- ข้อมูลถูกเก็บไว้ในรูปแบบไฟล์ในอีเมล ค้นหาย้อนหลังได้สะดวก ง่าย
- ไม่ต้องกังวลเรื่องเอกสารจะสูญหาย
- ไม่ต้องเก็บเอกสารเป็นจำนวนมาก และยากต่อการค้นหา
สรุป
เมื่อหลายสิ่ง หลายอย่างเปลี่ยนไป ทุกสิ่งอย่างรอบตัวของเราก็เปลี่ยนแปลงตามไปด้วย รวมไปถึงวิถีการใช้ชีวิตที่เปลี่ยนไป
การทำงานต่างๆ เริ่มมีเทคโนโลยีที่ก้าวล้ำสมัย เข้ามาเป็นปัจจัยสำคัญ เช่น ยุคนี้พนักงานเงินเดือนเริ่มมีเพิ่มมากขึ้นทุกวัน
ในแต่ละเดือน HR ก็ต้องทำเงินเดือนจ่ายให้กับพนักงาน ไหนจะต้องดูข้อมูลบันทึกเวลาการเข้า-ออกงาน ของพนักงานภายในองค์กร การคิดโอที
ออกสลิปเงินเดือนให้พนักงาน และอีกหลากหลายขั้นตอนที่แสนวุ่นวาย และยุ่งยากของเจ้าหน้าที่ HR
ตามที่ในบทความนี้ได้กล่าวไว้ สลิปเงินเดือน ยังคงเป็นสิ่งสำคัญของเหล่ามนุษย์เงินเดือนหลายคน
แน่นอนว่าเมื่อมีเทคโนโลยีเข้ามามีส่วนสำคัญกับการทำงานที่ง่ายและสะดวก มากขึ้น ก็เป็นสิ่งที่ดีกับเจ้าหน้าที่ HR ที่ดูแลในส่วนงานนี้เช่นกัน
ดังนั้นแล้วหากมี โปรแกรมทำเงินเดือน ที่ตอบโจทย์ หรือเลือกใช้บริการรับทำเงินเดือน e-slip ก็สามารถเพิ่มความสะดวก สบาย และประหยัดงบประมาณได้อีกด้วย
สามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่
โทร : 021-233-862
FB : https://www.facebook.com/dreamteam3110
LINE@ : @dreamteam
WEBSITE : http://dreamteampayrolloutsource.co.th/
Blockdit : https://www.blockdit.com/dreamteam
