มนุษย์เงินเดือนต้องรู้ !! เอกสารสลิปเงินเดือน ต้องแจ้งข้อมูลอะไรบ้าง ?

สลิปเงินเดือน หมายถึงอะไร ?

สลิปเงินเดือน หรือ Payslip คือ เอกสารที่บริษัทออกให้เพื่อแสดงรายได้สุทธิที่พนักงานแต่ละคนได้รับในแต่ละเดือน ที่ฝ่ายบุคคลของบริษัทจะส่งให้กับพนักงานเป็นประจำในช่วงสิ้นเดือน เป็นการแจ้งยอดเงินเดือนของพนักงาน รวมถึงรายได้อื่น ๆ ตัวอย่างเช่น การทำงานล่วงเวลา หรือค่าคอมมิชชั่น ฯลฯ ให้ได้รับทราบ

สลิปเงินเดือนจะถูกปิดผนึกไว้เป็นอย่างดี เพื่อปกปิดข้อมูลรายรับของพนักงาน หากคุณได้รับสลิปเงินเดือน จากฝ่ายบุคคลให้เตรียมดีใจไว้ได้เลย เพราะเงินเดือนคุณกำลังจะเข้าในอีกไม่ช้าอย่างแน่นอน

หนังสือรับรองเงินเดือน หรือใบรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) คือเอกสารที่เป็นหลักฐานยืนยันว่าพนักงานคนนั้นทำงานที่องค์กรไหน ตำแหน่งอะไร รายได้เท่าไหร่ วันที่เริ่มงาน มีอายุงานกี่ปี แต่จะไม่ได้แสดงรายรับและรายการหักโดยละเอียดเหมือนกับสลิปเงินเดือน

สารบัญเนื้อหา

สลิปเงินเดือน มีกี่ประเภท แตกต่างอย่างไร
สลิปเงินเดือน ต้องระบุอะไร ให้พนักงานทราบบ้าง ?
สลิปเงินเดือน มีประโยชน์อย่างไร ?

ปัจจุบันเริ่มมีเทคโนโลยีที่ช่วยลดเวลา ลดขั้นตอนการทำงานของ HR ได้มากยิ่งขึ้น

นั่นก็คือ โปรแกรมทำเงินเดือน ที่ตอบโจทย์ได้อย่างครอบคลุม ใช้งานง่ายทุกขั้นตอน สามารถยืดหยุ่นการใช้งานได้เป็นอย่างดี กำหนดวิธีการจ่ายเงินเดือน การออกสลิปเงินเดือน ทั้งรูปแบบแบบคาร์บอน และรูปแบบออนไลน์ ผ่านแอปพลิเคชัน การคิดภาษีได้หลากหลายรูปแบบ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการคำนวณได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ

สามารถคำนวณรายได้-ค่าใช้จ่ายและภาษี ได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง อีกทั้งยังมีระบบรักษาความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล และป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลได้อีกด้วย

ก่อนอื่นเลยเมื่อเราเริ่มเข้าใจในด้านของเทคโนโลยี โปรแกรมทำเงินเดือน การยื่นภาษีออนไลน์ การออกใบสลิปเงินเดือนของพนักงาน ครบจบในโปรแกรมเดียว ทั้งนี้เราเองก็ต้องทำความเข้าใจของความหมาย คำว่า “สลิปเงินเดือน” หรือเรียกกันง่ายๆ ว่า “ใบจ่ายเงินเดือน” นั่นเอง มาดูกันเลยว่า สลิปเงินเดือน สำคัญอย่างไร และต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง ? เข้าใจได้ในบทความนี้

สลิปเงินเดือน มีกี่ประเภท แตกต่างอย่างไร

สลิปเงินเดือน จะมีหลัก ๆ 2 รูปแบบ คือ สลิปเงินเดือนที่พรินต์ จากกระดาษคาร์บอน ซึ่งจะมีความน่าเชื่อถือสูงกว่า แตกต่างกับ สลิปเงินเดือนที่เป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์

อีกทั้งคุณยังสามารถพิมพ์ออกมาเก็บไว้เป็นเอกสารสำคัญก็ได้เช่นกัน แต่ความน่าเชื่อถือจะน้อยกว่าสลิปเงินเดือนในรูปแบบคาร์บอน หากบริษัทใด ที่คุณร่วมงานอยู่นั้น ไม่เคยออกสลิปเงินเดือนกับคุณเลย คุณสามารถร้องขอสลิปกับทางฝ่ายบุคคลได้เช่นกัน

ในเอกสาร สลิปเงินเดือน ต้องระบุอะไร ให้พนักงานทราบบ้าง ?

มาดูกันว่า เอกสารสลิปเงินเดือน บอกอะไรบ้าง?

ชื่อเอกสาร ที่ระบุว่าเป็นสลิปเงินเดือน (Pay slip)

ข้อมูลบริษัท ชื่อบริษัท
ข้อมูลพนักงาน รหัสพนักงาน, ชื่อพนักงาน, ตำแหน่ง, แผนก
รอบ หรือระยะเวลาของการชำระเงิน เช่น รอบเดือนธันวาคม 2564 หรือระบุเป็นช่วงระยะเวลาที่จ่ายเงินก็ได้ เช่น สำหรับวันที่ 1-30 ธันวาคม 2564 เป็นต้น
วัน/เดือน/ปี ที่ทำการจ่ายเงินเดือน

สลิปเงินเดือนต้องระบุอะไรบ้าง ? — ข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน

ที่มาของแหล่งรายได้ทั้งหมดของพนักงานบุคคลนั้น ได้แก่ เงินเดือน, ค่าคอมมิชชั่น, ค่าตำแหน่ง,โบนัส, ค่าทำงานล่วงเวลา หรือโอที, รายได้พิเศษ, ค่าครองชีพ หรือรายได้ประเภทอื่นๆ ที่พนักงานได้รับจากบริษัท

แหล่งที่มาของรายได้ ในสลิปเงินเดือน — ที่มาของแหล่งรายได้ทั้งหมดของพนักงานบุคคลนั้น

ค่าใช้จ่ายรายการอื่นๆ ที่ถูกหัก ได้แก่ เงินสมทบกองทุนประกันสังคม, ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย, เงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือรายการหักอื่นๆ ที่บริษัทหักจากเงินของพนักงานออกไป

ในสลิปเงินเดือนจะบอก รายการหักลดหย่อนภาษี — รายการลดหย่อนภาษี หรือรายการสรุปหักค่าใช้จ่าย

ข้อมูลสรุปรายได้สุทธิ ได้แก่ ยอดรายได้หลังรายการหักทั้งหมด เพื่อแสดงรายได้สุทธิที่พนักงานได้รับจริงในงวดการจ่ายนั้นๆ

ใครบ้างที่จะได้รับสลิปเงินเดือน

นายจ้างต้องให้สลิปเงินเดือนแก่ลูกจ้างและลูกจ้างตามกฎหมาย
คนงานสามารถรวมคนในสัญญาจ้าง งานและพนักงานจ้าง เหมาได้
พนักงานตัวแทนรับสลิปเงินเดือนจากหน่วยงานของตน

ผู้ที่ประกอบอาชีพอิสระ จะไม่ได้รับสลิปเงินเดือนเพราะพวกเขาจัดระเบียบการจ่ายภาษีและการหักอื่น ๆ ด้วยตนเอง เว้นแต่จะได้รับการจ้างงานจากหน่วยงานเพื่อหางาน ซึ่งในกรณีนี้ ในช่วงเวลาของงาน พวกเขาจะกลายเป็นคนงานและหน่วยงานจะต้องให้สลิปเงินเดือน

งานประเภทอื่นๆ ที่คนไม่ได้รับสลิปเงินเดือน ได้แก่

กองกำลังติดอาวุธ
ตำรวจ
พ่อค้ากะลาสีเรือหญิง
โดยได้รับส่วนแบ่งกำไรหรือรายได้รวมของเรือประมง

สลิปเงินเดือนสามารถนำจ่ายได้หลากหลาย เช่น :

ให้เป็นเอกสารกระดาษ
ส่งเป็นไฟล์แนบอีเมล
ในระบบออนไลน์

สลิปเงินเดือน สามารถเรียกได้ว่า ‘สลิปค่าจ้าง’ และ ‘ใบแจ้งยอดการจ่ายเงินตามรายการ’

สลิปเงินเดือน มีประโยชน์อย่างไร ?

สิ่งสำคัญของคนทำงานส่วนใหญ่ มักจะใช้ สลิปเงินเดือน เพื่อประโยชน์ใน 3 กรณีดังต่อไปนี้

ใช้เป็นหลักฐานประกอบการทำธุรกรรมกับธนาคาร และสถาบันทางการเงินต่างๆ เช่น การขอสินเชื่อส่วนบุคคล หรือสินเชื่อบ้าน-รถยนต์ ขอรีไฟแนนซ์ สมัครบัตรเครดิต ฯลฯ
ใช้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นภาษี และการยื่นสมทบกองทุนประกันสังคม ตามมาตรา 50 แห่งประมวลรัษฎากร
ใช้เป็นหลักฐานประกอบการสมัครงานกับบริษัทต่างๆ เพื่อยืนยันรายได้จากการทำงานกับบริษัทก่อนหน้านี้ (ในกรณีที่ฝ่ายบุคคลร้องขอ)

ข้อดีของการใช้บริการทำเงินเดือน และ E-slip

ข้อดีสำหรับองค์กร บริษัทและผู้ประกอบการ

ลดต้นทุน ประหยัดงบประมาณ ในยุคก่อนๆ ที่ยังใช้สลิปเงินเดือน ในรูปแบบกระดาษ จะต้องมีการพิมพ์ออกมาแล้วจัดส่งให้พนักงานแต่ละคน ภายในองค์กร นอกจากนี้ ยังต้องเก็บรักษาสลิปเงินเดือน เหล่านั้นในที่มีความปลอดภัย
ซึ่งทั้งหมดนี้มีค่าใช้จ่ายในทุกเดือน หากบริษัทของคุณใช้บริการทำเงินเดือน e-slip ซึ่งเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ จึงไม่ต้องพิมพ์ออกมาในกระดาษคาร์บอนแล้วยังช่วยประหยัดงบประมาณค่ากระดาษ ค่า หมึกเครื่องพิมพ์ ค่าเก็บรักษา ค่าส่ง ฯลฯ มากมาย
ประหยัดเวลา ลดเวลาการทำงาน แน่นอน เราต่างก็รู้กันดีอยู่แล้วว่าการทำบัญชี การทำเงินเดือนนั้น ต้องใช้เวลาและพลังงานมหาศาลมากแค่ไหน ในการทำงานที่ต้องใช้ความละเอียด และรอบคอบ เป็นอย่างมาก
หรือแค่การทำสลิปเงินเดือน เพียงอย่างเดียว คุณก็อาจต้องเสียเวลาไปกับการพิมพ์ บรรจุใส่ซอง จัดส่ง และการเก็บรักษาเข้าตู้ พร้อมเรียงหมวดหมู่เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา ฯลฯ
สะดวก ง่าย ไม่ต้องเยอะ เมื่อคุณใช้บริการทำเงินเดือน e-slip ข้อมูลทุกอย่าง จะถูกเก็บไว้เป็นไฟล์ในระบบ ซึ่งจะส่งตรงเข้าอีเมลพนักงานแต่ละคนในวันจ่ายเงินเดือนโดยอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลา และเพิ่มศักยภาพการทำงานฝ่ายบุคคลไปได้มากพอสมควรเลยดีเดียวล่ะ

ข้อดีเมื่อจ้างบริษัทรับทำเงินเดือน — ข้อดีของบริการสลิปเงินเดือน

ข้อมูลรักษาเป็นความ ไม่รั่วไหล เปิดเผยสู่ภายนอก แน่นอนว่า หากเอกสารบรรจุข้อมูลลับของพนักงาน ที่ตั้งเรียงอยู่บนโต๊ะฝ่ายบุคคล แล้วมีบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องเดินผ่านไปมาก็มีโอกาสสามารถมองเห็น โดยไม่ตั้งใจ หรืออาจตั้งใจก็ตามการหยิบฉวย หรือแอบเปิดเอกสารลับพนักงานของคุณได้อย่างง่ายดาย
อีกทั้งอาจเกิดเหตุการณ์ผิดพลาดของฝ่ายบุคคล ที่ส่งสลิปเงินเดือน พนักงานให้ผิดคน หรือมีพนักงานทำสลิปเงินเดือนสูญหาย ฯลฯ เรื่องเหล่านี้สามารถเกิดขึ้นได้ทั้งนั้น หรือแม้แต่การเก็บรักษาสลิปเงินเดือนไว้ในตู้เอกสารก็ไม่ได้ปลอดภัย 100%
เพราะยังเสี่ยงต่อเหตุการณ์ไม่คาดฝันที่อาจเกิดขึ้น เช่น โจรกรรม ไฟไหม้ สัตว์กัดแทะต่างๆ ฯลฯ แต่ถ้าใช้ e-slip ไฟล์ข้อมูลเงินเดือน หรือสลิปเงินเดือน จะถูกล็อครหัสรักษาความปลอดภัย แล้วนำส่งเข้าอีเมลของพนักงานแต่ละคนโดยตรง โดยจะสามารถเปิดดูข้อมูลได้ จำเป็นต้องใช้รหัสผ่านเฉพาะบุคคลเท่านั้น หมดปัญหาข้อมูลรั่วไหล (ที่ไม่ได้เกิดจากตัวบุคคล) ได้อย่างแน่นอน
รักษาสิ่งแวดล้อม แน่นอนว่าเมื่อไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษจำนวนมาก และหมึกพิมพ์ อีกต่อไป ก็ถือได้ว่าเป็นการลด carboon footprint ในกระบวนการผลิต และลดปริมาณขยะ ที่เกิดขึ้นจากกระดาษจำนวนมากมายมหาศาลที่เกินจำเป็นอีกด้วย ส่งผลให้สะท้อนภาพลักษณ์ที่ดี ว่าบริษัทของคุณนั้นมีความใส่ใจในการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม และแสดงความรับผิดชอบต่อสังคม

ข้อดีสำหรับพนักงาน เมื่อใช้สลิปเงินเดือน แบบออนไลน์

สามารถเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วและง่ายดาย ผ่านอีเมลส่วนบุคคล มีความปลอดภัยและเป็นมีความเป็นส่วนตัวสูง
ข้อมูลถูกเก็บไว้ในรูปแบบไฟล์ในอีเมล ค้นหาย้อนหลังได้สะดวก ง่าย ไม่ต้องกังวลเรื่องเอกสารจะสูญหาย ไม่ต้องเก็บเอกสารเป็นจำนวนมาก และยากต่อการค้นหา

สรุป

เมื่อหลายสิ่ง หลายอย่างเปลี่ยนไป ทุกสิ่งอย่างรอบตัวของเราก็เปลี่ยนแปลงตามไปด้วย รวมไปถึงวิถีการใช้ชีวิตที่เปลี่ยนไป การทำงานต่างๆ เริ่มมีเทคโนโลยีที่ก้าวล้ำสมัย เข้ามาเป็นปัจจัยสำคัญ เช่น ยุคนี้พนักงานเงินเดือนเริ่มมีเพิ่มมากขึ้นทุกวัน

ในแต่ละเดือนก็ต้องทำเงินเดือนจ่ายพนักงาน ไหนจะดูบันทึกการเข้า-ออกงาน ของพนักงานภายในองค์กร คิดโอที ออกสลิปเงินเดือนให้พนักงาน และอีกหลากหลายขั้นตอนที่แสนวุ่นวาย และยุ่งยากของเจ้าหน้าที่ HR

ตามที่ในบทความนี้ได้กล่าวไว้ สลิปเงินเดือน ยังคงเป็นสิ่งสำคัญของเหล่ามนุษย์เงินเดือนหลายคน แน่นอนว่าเมื่อมีเทคโนโลยีเข้ามามีส่วนสำคัญกับการทำงานที่ง่ายและสะดวก มากขึ้น ก็เป็นสิ่งที่ดีกับเจ้าหน้าที่ HR ที่ดูแลในส่วนงานนี้เช่นกัน

ดังนั้นแล้วหากมี โปรแกรมทำเงินเดือน ที่ตอบโจทย์ หรือเลือกใช้บริการรับทำเงินเดือน e-slip ก็สามารถเพิ่มความสะดวก สบาย และประหยัดงบประมาณได้อีกด้วย